Alla som driver ett företag i någon form, inklusive en ekonomisk organisation, är enligt lag skyldiga att föra detaljerade register över alla finansiella transaktioner. Uppgifterna måste bevaras i enlighet med bokföringslagen och får inte ändras i framtiden. Att föra löpande bokföring kan vid första anblicken verka svårt eller tidskrävande. I verkligheten är det inte så svårt som det ser ut. I den här uppsatsen diskuterar vi bland annat vad bokföring är, varför du bör föra bokföring och grundläggande idéer om bokföring.

Vad är egentligen löpande bokföring?

Eftersom det finns så många faktorer som är involverade i modern bokföring är det omöjligt att ge ett kortfattat svar. Bokföring skiljer sig från andra redovisningsförfaranden genom att summorna på kredit- och debetsidan är lika stora. Eftersom varje postering har en motpostering ska de två sidorna upphäva varandra. Det är här som redovisning och bokföring skiljer sig åt. Bokföring, enligt definitionen på vår bokföringssida, är den totala summan av ett antal transaktioner som görs under ett räkenskapsår. Målet med den löpande bokföringen är i stället att ge organisationer en överblick över sina åtaganden och det kapital som finns tillgängligt för rörelser. En årsredovisning skildrar hela räkenskapsåret, medan löpande bokföring skildrar den nuvarande situationen för företagets ekonomi.

Med andra ord är bokföring endast en sammanställning av ett företags intäkter och kostnader, eller intäkter och kostnader som de kallas i bokföringsterminologi. Varje företagshändelse måste dokumenteras i ett företag som följer bokföringsreglerna. En affärshändelse kan till exempel vara ett köp, en försäljning, utbetalning av löner eller betalning av skatter. Varje transaktion måste åtföljas av ett dokument som bevisar att den har ägt rum, till exempel en faktura eller ett kvitto. Inom redovisning kallas ett sådant dokument för verifikation.

Varför är det nödvändigt att bevara register?

Det enkla svaret är att det krävs enligt lagen. Bokföring krävs enligt svensk lagstiftning för alla juridiska personer, inklusive aktiebolag, ekonomiska föreningar och handelsföretag. Behovet av att föra räkenskaper gäller även fysiska personer som verkar som ensam ägare (enskild firma). Bokföringslagen (1999:1078) reglerar utövandet av bokföring.

Bokföring måste göras regelbundet, och det vanligaste tillvägagångssättet är dubbel bokföring. En dubbel bokföring sker när ett belopp bokförs två gånger, en gång på debetkontot och en gång på kreditkontot. Senare i handledningen går vi igenom dubbel bokföring. Kontantinkomster och kontantbetalningar måste enligt bokföringslagstiftningen dokumenteras senast nästa arbetsdag. Andra affärstransaktioner ska dokumenteras så snabbt som möjligt, dock senast nästa månad.

Redovisningen måste också ske i enlighet med god redovisningssed, vilket innebär att man följer relevanta redovisningsregler och fastställda rutiner. Bästa praxis beskrivs som en allmänt använd eller väl erkänd teknik. Bokföringsnämnden är ytterst ansvarig för att definiera vad som utgör god redovisningssed.

Varken bokföringslagen eller redovisningslagen innehåller några tydliga riktlinjer eller bestämmelser om hur boksluten ska utformas eller vilka aspekter de ska omfatta. Redovisningen måste däremot följa rekommendationer från normgivande organ, såsom Bokföringsnämnden (BFN), Svenska Revisorsförbundet (SRF) och Föreningen för auktoriserade revisorer (FAR), samt standarder från International Accounting Standards Board (IASB).

Svenska Revisorsförbundet och Föreningen auktoriserade revisorer har samarbetat för att skapa en uppsättning standarder för effektiv redovisningspraxis. Målet med standardsystemet är att standardisera det sätt på vilket svensk redovisning bedrivs. Reko är namnet på systemet och definierar utmärkt praxis för tillhandahållande av redovisningstjänster.

Revisorer analyserar årsredovisningar vid slutet av varje räkenskapsår för att säkerställa att de är korrekta och överensstämmer med godtagbar redovisningspraxis. Om du inte har följt lämplig redovisningspraxis kommer din organisation att ställas till svars, och i värsta fall kan det bli böter.

Du måste också bevara alla räkenskapshandlingar i sju år och i läsbar form, oavsett om det är i form av elektroniska eller fysiska papper.

Bokföringsidéer som är viktiga

Det finns många redovisningsprinciper som du måste förstå för att hålla ordning på ditt företags bokföring. Vi kommer att gå igenom några av de viktigaste principerna nedan.

Bokföring med två poster

Bokföring med dubbla poster används för att begränsa risken för misstag i bokföringen. Det innebär att varje konto har en debet- och en kreditsida. Detta kan verka förvirrande för personer som inte är bekanta med bokföringsbegrepp, men det är vettigt och ger en grundlig sammanfattning av företagets ekonomiska status.

Oavsett om du hanterar din ekonomi för hand i en huvudbok eller digitalt kommer du att märka en vänsterkolumn (debet) och en högerkolumn (kredit) (kredit). Debet representerar dina intäkter, medan kredit representerar dina utgifter eller åtaganden. När du lämnar in en verifikation ska du alltid sätta samma belopp i debet och kredit; beloppen ska utjämna varandra.

Låt oss ge ett exempel för att kanske göra det tydligare. Anta att du betalar 100 kronor kontant för blyertspennor. Då lägger du in hela beloppet som ett uttag i kassan; 100 kronor i kredit på kontot ”Kontanter”. Kostnaden utan moms, det vill säga 80 kronor, förs sedan in som en debitering på kontot ”Kontorsmaterial”. Slutligen sätter du in 20 kronor på kontot ”Debiterad ingående moms”. Du har nu skrivit identiska belopp i debet och kredit, vilket resulterar i kontosaldo. I ditt företag har kassan minskat, kostnaden har ökat och momsen har bokförts som en fordran, som kommer att dras av senare när du lämnar in din momsdeklaration. Fördelen med att anta digitala bokföringsprogram är att de alltid ser till att en verifikationssaldo är korrekt. Om verifikationen inte balanserar kan du inte spara den utan måste undersöka problemet. Detta är inte vanligt om du har blandat ihop debiteringar och krediteringar och bokfört för mycket eller för lite på en sida.

Debiterings- och kreditkort

Få termer är så förbryllande för personer som är oerfarna med bokföring som debet och kredit. Dubbel bokföring skiljer mellan intäkter, skulder och eget kapital. Balansräkningens tillgångar (debet) finns på vänster sida, medan förpliktelser plus eget kapital (kredit) finns på höger sida. För att göra det enklare att förstå tar du ett A4-papper och drar en vertikal linje i mitten av sidan. På linjens vänstra sida (debet) skriver du bokföringsposter som rör inkomster, till exempel bilar, fastigheter, maskiner, pengar på inkomstkontot och så vidare, och på den högra sidan (kredit) skriver du bokföringsposter som rör skyldigheter och eget kapital, till exempel om du tagit ett företagslån på 50 000 kronor.

Du kan tänka på den vänstra sidan som kapitalanvändning (du har till exempel köpt en bil till ditt företag) och den högra sidan som kapitalanskaffning (du anskaffar kapital genom att låna eller investera eget kapital i ditt företag). Olika kriterier gäller för olika poster beroende på om de är debet- eller kreditposter. Om en post står till vänster (debet) ska den debiteras när den ökar och krediteras när den minskar. Till höger gäller det omvända; om en post ökar ska den krediteras, och om den minskar ska den debiteras. Låt mig ge ett exempel för att illustrera detta.

Anta att du får ett lån på 50 000 kronor av en bank och sätter in pengar på ditt företagskonto. Företagskontot är kopplat till posten kapitalanvändning (debet). Eftersom vänstersidan/debetsidan stiger ska 50 000 kronor debiteras, det vill säga placeras under debet på kontona. Samtidigt ökar lånet på 50 000 kronor din skuld. Skuldkontot är kopplat till posten kapitalanskaffning (kredit). Som du kanske minns gäller regeln om kreditering när antalet poster på den här sidan ökar. Detta innebär att du måste kreditera 50 000 kronor för denna post.

Låt dig inte avskräckas om du tycker att det är svårt att förstå vad dessa begrepp representerar och innebär. De som studerar till revisorer och bokförare måste klia sig i huvudet många gånger för att förstå dessa begrepp. Redovisning är en viktig färdighet att lära sig om du vill arbeta i företag. Även om övning ger färdighet kan du, om du anser att redovisning inte är något för dig, lägga ut uppgiften på en revisor eller bokförare.

Dokument till stöd

För att bekräfta alla företagstransaktioner måste alla bokföringsposter ha stöddokument. Ett verifieringsdokument kan vara en faktura, ett kvitto eller något annat digitalt eller fysiskt dokument. Varje affärstransaktion måste ha sin egen verifikation. En verifikation kan också vara en kontoinjustering, till exempel när en bokföringspost måste ändras.

Eftersom en verifikation alltid måste skrivas ut på ett permanent sätt, regleras dess innehåll av lagen. Det är dessa bestämmelser som gäller:

Datum då verifikationen slutfördes. Datum då transaktionen ägde rum.
En snabb sammanfattning av transaktionens innehåll.
Det totala beloppet samt det momsbelopp som anges den fysiska eller juridiska person som transaktionen tillhör.
Om eventuella ytterligare papper förvaras separat görs en hänvisning till dem.
För att underlätta bokföringen bör underlagspappren klassificeras efter datum och numreras. Beloppsnumren måste följa ett sekventiellt numreringsschema, som inte får rubbas under året.

Grundbok

Grundbokföring och allmän bokföring är de två typerna av bokföring i ett företag. Grundboken är en registrering av ett företags affärstransaktioner som stöds av verifikationer. En enkel huvudbok kallas ofta för en journal eller en checklista.

Alla affärstransaktioner måste dokumenteras som bokföringsposter i både huvudboken och den grundläggande bokföringen. Trots att den grundläggande bokföringen och huvudboken innehåller samma information hålls de åtskilda i bokföringen. En grundbok är organiserad kronologiskt, med den äldsta affärstransaktionen först, medan en huvudbok är organiserad systematiskt i kontonummerordning, med det lägsta kontonumret först.

Transaktioner registreras i den grundläggande huvudboken när de inträffar. Transaktioner som rör kontantinsatser och betalningar ska dokumenteras senast nästa arbetsdag, medan andra transaktioner ska rapporteras så snart det är praktiskt möjligt, enligt bokföringslagen. Varje post i grundboken ska innehålla ett debiterings- och kreditkontobelopp, datum, verifikationsnummer och korta uppgifter om transaktionen.

Huvudboken

Huvudboken är liksom grundboken en förteckning över företagets affärstransaktioner. Skillnaden är att transaktionerna i huvudboken visas i systematisk ordning, dvs. efter konto, snarare än i kronologisk ordning som i huvudboken. Eftersom den ger en tydlig bild av de många konton som ingår i bokföringen används huvudboken ofta för olika typer av kontoavstämningar. När problem i räkenskaperna upptäcks hänvisar ledningen eller revisorn/revisorn ofta till huvudboken. Du läser normalt saldot på ditt företags balansräkningskonto och saldot på resultaträkningen i en huvudbok.

Läs även vår artikel: När ska du lämna in din årsredovisning och deklaration?

Vi hoppas att den här artikeln har klargjort vad bokföring är och ökat din förståelse för de idéer som används i bokföringen. Om du vill förstå mer om bokföring har vi publicerat en uppsats om det.